不会总结提炼,你干多少活都没用

文/田志刚

两个天赋差不多、努力程度差不多的人,都能够持续的坚持学习和思考,都有适合的实践机会。但他们经过十年二十年后,仍然可能也会有巨大的差异,一个人已经成为了行业的专家和高手,而另一个人虽然活干的不少,却没有成为专家,甚至在高手眼里还是新手或者入门级?

我们在前面提到过,对于职场工作的成年人而言,其学习和能力提升的核心不在于多看或者少看了几本书、多听或者少听了几节课,而在于他是否有实践的机会,并是否能够在干完活、解决问题后能够实现长进和提升。

这个长进和提升来自于对于所学、所做和所思考内容的总结,在实践后会发现所学是否适合新的环境、所思是否符合客观现实,所做的结果是否与自己的预期吻合。这个过程其实是一种对自己亲身经历(学习、思考和实践)的检验、对照和发现,是需要提炼、概括、判断的抽象、深入反思的过程。

你可以发现那些真正的专家和高手做的事情可能并不是最多的,但他一定是长进最快的:因为它不仅仅是干完活、完成任务,而是在这个基础上又进行了反思总结,能够比大部分人往前走了一步:抽取、抽象任务和项目的规律性,不仅会做还知道为什么要做、为什么要这样做、还可以如何做、这些做事的方法可以提炼成模板、模型、框架,甚至可以做成相应的工具和产品。

前面也提到过,随着人工智能能力的增强,未来许多做重复性工作的岗位会被替代,这就对个体的能力提出更高的要求,总揽全局、抽象思考、更深入的理解用户需求等方面的能力成为有竞争优势的人的核心能力。但不幸的是,在我们的教育下培养出来的人们,大部分不擅长处理抽象的事物,不擅长形而上的推理与思辨。

总结提炼的能力是每个知识工作者必须训练的基本能力,这种能力的获得也没什么捷径:

首先是意识,要有完成任务才是学习和个人长进开始的认识,不要认为事情做完了就结束了;

其次是不断的去尝试,刚开始试图去总结提炼时甚至不知道做什么或者不会去做,即便提炼出来的东西也是浮于表面,无法深入到事物的本质,不要着急这都没关系,可以跟其他人的总结提炼去比对,分析自己差在哪里:是问题界定、是概念能力还是思维的全面性?找到问题再去改正问题即可。

随着总结能力的提升,总结的结果就会成为你下次做类似事情的指导,也会成为你带团队、教会别人的原料,你的个人能力也随着提升!不干活不成,但仅会干活的人会沦落为“机器”,没有人会认为一个机器需要升职和涨工资。所以,要干活,更要通过总结提炼超越干活!

问题时,我们要总结提炼时该总结什么、提炼什么,得到什么样的结果才算真正有效的反思并能够真正提升呢?

基于我们的研究和实践看,每个人在实践后需要总结的无外乎三个方面:

第一个方面:人的方面;

在老子的《道德经》第三十三章中说到“知人者智,自知者明。”相传刻在古希腊德尔斐的阿波罗神庙的三句箴言之一,也是其中最有名的一句就是“认识你自己”。在古老文明中,无论是欧洲还是中国,都认为了解、认识自己是个人修行的核心。

认识自己的方法有很多种,甚至许多宗教里面都提供了很多方法。但本质上对于现代人而言,对自我的认识、了解不能仅仅来自于个人的反思和冥想,一定是来自于实践的验证:你认为的自己跟在实践中验证过的自己是否是一致的,你对世界的认知、见解和判断是否正确一定需要实践来检验,这也是辩证唯物主义认识论的观点。

德鲁克在自己的著作里面曾经介绍过欧洲的两个宗教组织受天主教统治的南欧的耶稣会和受耶稣教统治的北欧的加尔文会都会采用一个很好的方法:“每当耶稣会的神甫或加尔文会的牧师要做任何重要的事时,譬如说进行一项关键的决策,他们被要求把预期的结果以书面形式记录下来。9个月以后,他们必须按照预期结果对实际结果进行反馈分析。这样,他们很快就能知道自己在哪些方面做得很好,自己的优势在哪里, 并且也能知道自己必须在哪些方面抓紧学习以及必须改变哪些习惯。最后,他们还能知道哪些方面自己缺乏天赋并无法胜任。我自己采用这种方法至今已有50年了。这种方法能够揭示一个人的长处(一个人能够了解自我, 这可是最重要的事),并且指出哪些方面需要改进,需要哪种性质的改进,以及没有能力做的事和甚至不应尝试的事。一个人能了解自己的长处,知道如何发挥自己的长处和自己无法胜任的事,这可谓是继续学习的关键。”

除了对于自我进行反思分析外,现代人的大部分任务都需要跟人合作才能完成,所以对于人的方面的总结还涉及到对于他人(同事、外部的协作者等)进行分析。对于管理者,对于管理对象的深刻理解也是提升个人领导力的基础手段,只有深刻的理解同事的优劣势、性格甚至包括思维方式,才能够进行有效的分工、授权和合作,便于充分发挥每个人的优劣势,最终实现目标。

第二个方面:事的方面;

完成任务、负责或参与项目都是解决具体的问题,在这种实践中除了人的因素外,是否掌握了完成事情的方法、是否注意了客观环境的差异性、是否能够随着要求、需求的变化而变化都是影响事情完成的核心因素。

对于个体而言,总结和提炼首先要去分析事情的结果是否符合预期目标,大致分几种情况:符合目标、比目标做的还好、比目标做的差、任务或者项目发生了变化没有执行完毕。无论是哪一种情况,都有可以总结和提炼的地方,也有可以提升的地方:

符合目标:如果完成了目标可以考虑是否能够提升、是否可以把完成任务过程里面的认知、方法和工具标准化、结构化,做成模板、框架、模型,便于下次重用和复用。如果不去做这些总结提炼,下次再做类似事情的时候仍然是凭运气,很难保证每次都达到目标。

比目标做的好:需要去分析是否目标定的合理(有许多故意将目标定的很低,这样每次都能超额完成)、超额完成目标的经验(认识上的、决策上的、方法上的还是因为外部因素),然后优势的、创新的地方(流程、方法等)争取能够做到套路化,便于下次重用复用。认识和决策上的经验能够记录、内化,下次可以重复。

比目标做的差:分析是否目标有问题,如果有问题定这样目标后面的原因是什么(个人认识问题、外部问题等);执行过程存在的问题(认识、决策、方法、外部因素等),需要汲取的教训是什么,未来如何规避。即便是没有完成目标的任务和项目,也可能获得经验,这些经验亦需要总结提炼出来。

任务或者项目发生变化:这其实也是经常存在的问题,随着形式的变化当时的任务或者项目已经没有必要了被取消、属于其他的任务或者项目被合并、资源短缺被终止等等,都有可能。对于这样的任务或项目,通常不是操作者能够决定的,但参与的过程仍然有价值,在这个过程中的思考、尝试和资源也应该被总结提炼,便于未来可用。

你的能力提升和展现都需要在完成任务和项目中进行,所以总结提炼最核心的部分在于能够有机会做更多有价值的事情,并能够在做的过程中和结束后每次都能够让自己跃升一步。

第三个方面:机制的方面。

每个知识工作者其实都是在既定的环境中生存和发展,所以对你身边的环境的认识和适应是个人能力的重要方面。我们每个人都是“带着镣铐跳舞”,对于我们有能力去改变的地方我们可以勇敢的去做,但对于时机不成熟或者不可能改变的我们只能去认识、理解和利用它。

在实践后的反思和提炼环节,除了人的方面、事的方面,还需要包括你所在环境下机制的方面:对这个机制进行分析,找到可以利用的地方,规避它们的缺点和问题。譬如在一种环境里面可能会支撑你做一个伟大的研究,允许你三年什么成果也没有,期待你最后能够一鸣惊人。但在大部分环境下,如果你想要做一个伟大的产品和服务时,除了心里要有这个伟大的目标外,你还要在这个过程中去产出让你的领导们能看到并认可的成果,否则你可能连半年也没有走到项目就被终止了。在实践中你要去总结提炼你所在环境的优劣势,为你自己争取发挥才能的更大空间。

人的长进需要读书和思考,更需要的是干活和完成任务、解决问题创造价值。在干活和完成任务的过程中除了验证你所学所思的正确度和客观度,也会促进你学习到更多情景知识、了解实践的多样性和复杂性,从而真正提升你的能力。但这个过程并不是自发完成的,总结和提炼是其中极为重要的一环:

这个过程并不容易,因为真正的总结和提炼要求你能够客观的评价个人、他人、项目和任务,能够真正对自己进行剖析、深挖自己的认识、发现自我的优劣势,这其实对于个人来说并不舒服。但正是这样的不舒服,才能够让你去实现提升。

(本文作者为知名知识管理专家、《你的知识需要管理》作者田志刚。您可通过微信号:511956894与他联系或加入他的【二班】)该文内容是《如何成为专家》的素材,将来详细的内容(包括案例、方法和工具等)会放到书里面,这本书估计要2017年出版。

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