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阳光时代:律师事务所如何进行知识管理
知识管理并不仅仅是知识信息的搜集和汇总,也不仅仅是知管委或哪一个部门的工作,每一位律师都应当参与其中。
  业务研发管理、知识管理、品牌管理和人力资源管理是阳光战略管理四个主要方面,其中,知识管理是最重要一环。一个律师事务所想要长久发展,想要在市场竞争取得领先的地位,必须重视知识管理工作,通过知识分享、提炼、保存、评价、再利用等一系列过程来实现知识管理的价值。

  构建学习型组织是阳光所进行知识管理的理念基础。对律师而言,学习是工作的一部分。让每个律师在主动分享的同时,还能学习所内的知识资源和其他律师的经验,将这些知识资源印在每个律师的脑子里,为每个律师提供一张知识地图,可以按图索需,这就是知识管理的目的所在。只有律师认识到了知识管理对事务所和律师个人的价值,知识管理工作才能启动。所以,我们从律师的入职开始,进行知识管理的理念教育,在律师团队内提倡学习和分享。

  学习的方式主要有以下几种:

  一是必须掌握的知识资源和知识地图,我们对律师进行灌输式培训;

  二是对其他可以固化成文字资料或影像资料的,我们要求律师自学并计入学分;

  三是对职业经验、技巧、工作理念等知识资源,我们通过互相交流经验、师傅带徒弟等形式学习,并且有意识地开展经验交流会。
 
  一、阳光知识管理三部曲
 
  知识管理的技术手段。构建信息化管理平台是知识管理的需要,也是阳光所实现公司化管理和团队化运作的重要手段。2004年,阳光所就委托专业软件公司量身定制了一套专业的知识管理信息系统,开启了律所知识管理的先河。阳光知识管理信息系统包含以下主体模块:工作小时登记及文件审核、项目管理及客户管理、人事及绩效管理、财务管理、知识库、阳光论坛、阳光公告和人员信息等。

  通过该系统,可有效实现工作文件的起草、审查、修改、小组分享、归档等流转过程,有利于质量控制与团队知识共享,有利于律师个人受益于其他项目所积累的经验。通过知识管理系统也可对客户基本信息、需求信息、服务近况进行描述和及时更新,便于同一服务团队的成员及时了解信息和随时响应客户工作指示。阳光知识管理信息系统嵌入的论坛模块是我们所内的沟通平台,可及时提供法律法规的信息浏览和其他各类信息,可进行交流、互动和讨论。

  2014年,我们对知识管理系统进行全面升级改造,嵌入协同办公管理软件,力图将知识的有效积累和分享,利用互联网的优势得到最大程度的提高。协同办公软件(知识广场)具有强大的检索功能,不仅能对参与分享的律师进行积分排名,并且实现了移动办公,随时随地分享、调阅。

  知识管理的组织架构。随着事务所项目服务的内容越来越多,而业务部门忙于日常具体业务的处理,缺少对业务经验系统的梳理,长此以往严重影响经验分享的效率和质量,无益于全所业务人员专业能力的提高,经常发生重复劳动的问题,知识管理职能需要专门的归口管理部门来承担。

  2010年,阳光所正式成立知识管理部(“知管部”),负责全所质量控制、业务研发、理论研究、内部培训和档案管理工作。2015年,对知管部进一步升级,成立知识管理委员会(“知管委”)。委员由各业务团队负责人及该团队2至3名资深律师担任,并设主任1名,秘书长1名,顾问若干。知管委以严格管控业务质量、力推业务流程和文件标准化、实现知识成果充分共享为使命。

  知识管理的制度保障。2014年,阳光所引进ISO9001质量管理体系认证,结合项目管理的质量与风险控制,梳理了一整套制度流程体系,让知识管理制度化、流程化。2015年出台了“研发工作小时等同业务工作小时”以及业务研发工作的相关责任考核制度,由知管委根据各研发项目的成果提出考核建议,合伙人律师计入综合贡献计点、其他律师计入年度绩效考核。

  此外,为了激励业务人员进行知识提炼和分析,合伙人出资50万设立专项基金,视完成质量对“弹药局”、产品标准化和研发的业务团队进行了奖励。上述措施从制度和机制上充分调动了大家的积极性,让业务人员更愿意为知识管理建设投入时间。
 
  二、阳光知识管理做什么?
 
  从知管部到和知管委,阳光所一直在探索知识管理内涵和外延,我们理解以下三项内容为知识管理的应有之义。

  (一)知识共享

  企业的核心竞争力越来越多地来源于有组织地学习知识、运用知识的能力。对于律所来说,知识资源比有形的资源重要得多。律师工作的最终成果都固化在了知识层面,形成了法律咨询意见、项目总结、工作成果报告等,这些知识都是极具参考价值,恰当利用可有效提高工作质量和效率。在我们的知识管理系统里,我们按照统一的规范和标准整理,将与各业务相关的成果进行实时更新,为律师处理法律业务提供便利,要力求把知识成果提升为有利用价值的宝藏,变“死档案”为“活档案”。

  首先,充分利用业务研发工作成果。结合创收、客户需求和潜在市场情况,各业务团队确定了研发项目,并将本研发方向的法规整理、范本研究、文献调研、案例搜集等作为一项不间断、持续性的常规工作,不断丰富、完善知识库。这项工作在实际的操作过程中有一定的难度,虽然2009年就发布了相关的指导意见,进行了金砖总结活动,但大部分项目产品仍存在负责人缺乏重视、工作量投入不足、成果资料不系统、工作团队对目标不明晰等问题。2014年将研发产品负责人改为由合伙人律师担任,研发项目立项经知管部集中审核,并根据市场反馈提出调整意见。明确要求各项目组应每月编辑一份电子版《XX业务领域法律观察》,发送客户的同时上传知识管理系统供全所共享。业务研发成果是一项宝贵的无形资产。

  其次,充分利用业务标准化成果。2014年组建弹药局,收集整理常用业务领域的范本库、法律问题咨询意见、规范性文件。2015年底,阳光所进一步明确打造产品,深化产品标准化及研发工作,由产品带头人率领团队组成员在杭州进行了集中1个月的产品路演,由专家组进行评审,评审意见作为产品改进方向,2016年还在持续。该项工作已形成了各项产品的一套标准化业务规范、管理流程、典型案例、项目总结等,有效避免了“重复发明轮子”的问题,对于“新人”来说是宝贵的学习资料,对于“老人”来说也可以有效降低执业风险。

  同时,阳光所对于律师对外发表的论文、每一期的刊物、最新业务信息、操作指引等第一时间上传到知识广场,形成及时有效的知识共享。

  (二)培训管理

  阳光所非常注重对律师人才的培养,于2012年正式成立“阳光学院”,其历史可以追溯至2002年举办的第1期阳光律师上岗培训。通过制定培训制度,针对律师不同的成长阶段、不同的专业领域进行系统化培训,让律师迅速成长为能源环境领域的专业律师,以更高的专业水平,为客户提供专业的法律服务。

  阳光所的培训,是将已有知识系统化、公开化的最直接有效途径之一。经过多年摸索,阳光所已形成由入职培训、TED分享(每周确保1至2次)、在岗培训、高阶培训、外派培训、海外培训等组成的一整套学习培养方式。

  1、对新入所的律师和助理进行10余课的入职培训;

  2、TED分享由阳光十佳以及任何有专业特长、技能的人员进行18分钟分享,可以是一次项目管理经验的分享,也可以是专业领域知识的分享,还可以是生活中摄影、着装礼仪的分享……

  3、师徒相承是阳光所始终坚持的优良传统,也是在岗培训最直接有效的方式,师傅对徒弟的帮带,并不囿于业务指导关系,师傅们还需要关注徒弟的工作方法是否正确、业务定位是否适当、是否需要所里帮助等;

  4、一直被阳光人喻为“黄埔军校”的上岗培训,更是在2016年升级为律师高阶培训,采用具有国际视野的全案例教学模式,主要针对已上岗执业、有一定经验的律师进行培训;

  5、由团队负责人组织业务研讨,每月举办至少2次专题业务研讨会;

  6、外派律师参加建设部、发改委、全国律协、无讼、Icourt等单位或机构组织的相关专题培训;

  7、外派律师参加海外培训或考察。每年年初由人力资源根据培训需求,以及所内的培养目标,制订年度培训计划,保证预算。

  除此之外,阳光所的培训更是向客户开放,近几年,阳光学院对10余家客户单位的相关人员进行了走进阳光、法律风险防控、合同审查、招投标管理、国际工程承包等各类不同课程的培训。客户在所的时间根据各自需求,有长达半年甚至1年的,也有短则1、2个星期的,不管来学习多久,我们都会为客户制订详细的培训计划,并安排指导律师。在学习结束后,有效性评价和总结汇报紧跟而上,同时也对客户提出了进行TED分享的要求,双方互动交流、知识经验分享互换,为阳光更好地服务客户,了解切实需求、增进感情打下了坚实的基础。

  全所所有的培训课件形成了一个强大的知识库,对于实用性强的培训录制成视频课件,以备循环利用。这种不断地学习交流、经验分享、成果积累,已作为一项常态化的工作在开展,为知识管理提供了最直接有效的保障。

  (三)质量控制

  阳光所实行严格的文件质量内部控制制度。法律文件须经多级复核,任何法律意见须经两名执业律师签字后方能向客户提交,重要的法律文件必须经主管合伙人律师审核后才能出具;任何法律疑点或难点问题必须组织相关律师集体讨论,形成一致意见。事后,知管委秘书长(经验丰富的专职律师)每月组织业务文秘,从知识管理系统中抽取文件,在进行格式审查后发送质控总监及知管委员进行内容审查。根据审查结果对文件推“优”评“忧”,并将审查意见与文件作者进行一一沟通。沟通中作者可以提出异议,审查人视情况予以采纳或指正,直至问题得到充分理解和纠正。此外,整理汇集文件抽查中的典型问题,作为新人入职的学习材料。通过知管委的工作机制,确保每一项目的法律服务质量,并促进全所律师对法律服务质量的重视程度,有效地提升全所律师的业务水平和服务质量。

  要做好质量控制工作,还要建立起参考文件库。一方面,由信息专员将律师工作文件(纸质、电子)的终稿/发送客户稿进行保存归档,并将电子档案以及已归档的项目相关信息做到与知识管理系统同步。律师根据权限在知识管理系统中可随时查询、调阅相关资料。只要在系统里面输出任何的关键词,就可以在规定的这些库里面把所有含这些关键词的文件都调出来。另一方面,在每月定期组织的文件质量抽查中,借助质控总监的力量,把里面优秀的有核心价值的文件挑出来,同时各业务团队推荐优秀文件由知管委进行评审。通过以上两种渠道,每年评选出优秀文件,建立优秀作品示范库。有了项目档案和优秀文件的共享,业务团队的律师在工作过程中可以到相应的库里找到需要参考范本及资料,从而提升文件质量和水平。

  此外,知识管理中还有一项重点是关于保密的问题。因为知识管理系统上的文件里有很多是项目附件,涉及到商业信息,还有一些是涉及到我们自己的保密资料,如何对这些文件保密也是我们需要考虑的问题。这个又回到我们这个软件上来,这个软件能进行系统监控,如果有人大量下载库里的文件,系统就会报警,我们有专人负责文件预警工作。同时我们还根据不同的岗位分类设置不同的权限,每个人只能查阅自己权限范围内的文件内容,从而起到一定的保护作用。
 
  三、从分享到共享到传承
 
  知识管理最核心的要素就是要取得大家的重视。一个事务所要想把知识管理做起来,首先需要抓企业的知识共享文化。阳光所最早提出“知识管理”这个概念时,大家第一反应就是像图书馆一样,能够查一些资料,甚至有人都没有听说过知识管理这个词,更不会考虑到它对事务所的重要性。大家都在抱怨找不着文件,但是真正让每个人去具体做的时候又不会去做,这就要求事务所从技术层面开发知识管理平台,设计它的整体框架和功能模块。

  我们使用了各种各样的方法,通过一步一步的努力,在全所范围内及各个层面展开了知识管理的宣传工作,在全所范围内逐渐提高了大家对知识管理重要性的认识。对于每一位新加入阳光所的成员,我们都会进行知识管理系统的操作培训,这是阳光所入职培训中至关重要的一课。每一个模块的功能作用是什么,该如何运用和操作,都会有详细的介绍。在我们的培训中,合伙人会对新执业的律师强调,不仅要做个人的知识地图,更重要的是学会分享。同时我们为鼓励知识共享、经验交流,客观记录各部门、人员对全所知识存量的贡献度,特制订《阳光所知识贡献度积分规则》。经过十多年的发展,现在全所无论是业务人员,还是运营团队的人员,都能积极支持和参与到知识管理工作中来。

  知识管理并不仅仅是知识信息的搜集和汇总,也不仅仅是知管委或哪一个部门的工作,每一位律师都应当参与其中。作为知识信息的提供者,在确保提供信息准确、有效的同时,更应当结合自己的工作经验和体会,将其中应予以注意的问题进行提示,这样对其他律师的参考价值会更大,知识管理的效用也会更强。

  知识管理最终需要的是人人参与,要充分发动每个团队、每个人贡献自己所掌握的知识,积少成多,聚沙成塔。当然我们还是刚起步,还需要花大量的时间和精力去做好知识管理工作,要想推进知识管理工作更进一步的发展,我们还需要走很长的路。

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