摘要：“档案知识管理”系统构建的原则是资源集成、功能集成和系统集成。在分析当前机构中文件管理（RM）系统、档案管理（AM）系统、知识管理（OA）系统和办公自动化（OA）系统之间各种关系的基础上提出：“档案知识管理”系统构建的策略宜是，在基于知识管理的OA系统（KOA系统）中实现文件、档案一体化管理、集成管理；并且用知识管理的技术方法提高文件管理、档案管理的功能，使之在KOA系统中居于基础性地位。

关键词：档案知识管理  文件管理  档案管理  知识管理  办公自动化系统

“档案知识管理”是一种“以知识管理为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”相结合的档案管理和知识管理模式。[1]这一模式不只是管理理念的创新，而且可以落实于具体的系统构建。本文试图论述档案知识管理系统构建的原则与策略。

一、“档案知识管理”系统构建的原则

档案知识管理系统构建的基本原则是集成原则，具体来说包括：

（一）资源集成原则

从档案管理来看，数字化、网络环境下必须对文件进行前端控制、全过程管理，即实行文件、档案一体化管理、集成管理。从知识管理来看，文件、档案是组织核心的知识资源，但并不是组织知识资源的全部。因而，“档案知识管理”系统应该实现以文件、档案为核心的组织全部信息、知识资源的集成。

（二）功能集成原则

“档案知识管理”既是以知识管理为导向的档案管理，又是以档案管理为基础的知识管理。因而，“档案知识管理”系统应该集成档案管理功能与知识管理功能，一方面确保文件的真实性、完整性与可靠性，确保档案的凭证价值、保存价值与长远价值；另一方面确保知识被有效地积累、组织、评价、传递、共享与应用。

（三）系统集成原则

从档案管理来看，档案管理不能独立于组织各项业务活动，否则，文件、档案就难以被主动捕获，难以被前端控制、全过程管理与集成管理。从知识管理来看，知识管理不仅是一种先进的技术方法，更是一种全新的思想理念。作为一种思想理念，知识管理应该体现于企业的各项业务活动之中，应该融合于员工的各种工作行为之中，成为员工基本的工作方法和思维方式，使员工在工作过程中自然而然地应用知识、传播知识、创造知识，为顾客提供知识产品或服务，实现知识的价值。因此，为了使档案管理、知识管理与业务流程紧密结合，“档案知识管理”系统应该与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。

二、机构中各种系统之间的关系

根据上述集成原则，我们来分析当前我国机构中各种系统之间的关系。机构中的业务系统多种多样，其中最重要的莫过于办公自动化（OA）系统。传统的OA系统是一个单纯的行政事务管理系统，其核心功能是公文的处理与流转。但是，现代的OA系统是一个综合性办公自动化系统，或者包含、内嵌了众多的业务活动功能，或者链接、集成了众多的业务系统，如图1所示。因而，我们主要分析文件管理（RM）系统、档案管理（AM）系统、知识管理（KM）系统与OA系统的关系。                                                                           

图1：现代综合性OA系统的示意图

（一）RM、AM系统与OA系统的关系

1.第一种类型：AM系统完全独立于OA系统之外

目前采用此类型的单位已经逐渐减少。以湖南某钢铁公司为例，该公司档案馆的AM系统主要利用计算机取代、简化或辅助实体档案的日常手工操作活动。其主要功能是对实体档案的案卷目录和文件目录进行输入、登记、增加、删除、修改、编排、查询、检索、统计、打印等。该系统为单机版，不能挂接于企业内部网，不能实现网络查询、检索和浏览。用户利用档案时，必须亲自到档案馆（室），先在该系统上查询、检索所需档案的目录信息及其在库房中对应的物理存储位置，然后到库房调取案卷。该公司的AM系统与OA系统不能实现联接，文件由OA系统中的文件管理（RM）模块管理，档案则由AM系统管理；而且数据不能从OA系统导入AM系统，AM系统对归档文件需要进行重新录入。[2]其AM系统与OA系统关系如图2所示。

图2：AM系统完全独立于OA系统之外的示意图

组织的AM系统与OA系统完全分离，主要是因为AM系统仍然沿用档案实体管理模式，处于档案计算机辅助管理阶段，无法跟上OA系统发展的步伐。此类AM系统主要是在20世纪80年代末至90年代中期开发出来的，现在仍在少数企业中运行。当组织运行数字化、网络化的OA系统之后，这种基于档案实体管理模式、单机版的AM系统无法自然与之有效联接起来。