有一次为企业档案人讲座，休息的时候有位先生问我：“老师，最近关于知识管理的话题在档案界似乎挺时髦的，但什么是知识管理我却一直没有搞清楚”。我情急之中举了下面的例子，不知回答得是否恰当，兹求教于田志刚先生、顾强先生和知识管理专家。
       我说：要想理解知识管理，得先清楚什么是知识。知识相对于数据、信息和智慧，我们要搞清楚它们之间的区别。我打个比方，譬如说你早上起床的时候，家里老太太已打开了电视，早间新闻后正在播报天气预报：“今天XX地方午后有大雨”。老太太也听到了，却仍然练她的气功，没有任何表现，这是因为电视台播报的大雨消息对她来说不过是一条电讯数据罢了。但你恰好今天要出门，这条数据对于你来说就变成了信息，你的脑子里可能会闪过一个念头：要不要带伞呢？结果你没有带，下午你淋成落汤鸡跑回来拼命的后悔，说该带把伞就好了。这是因为那条天气预报在你那儿停在信息的地方就没有继续往前走了，它的属性停在了信息这个层面。如果你因为听到这条预报马上备好了雨伞，且刚好下雨时派上了用场，当你看到别人在大雨中狼狈的样子心中那个得意啊，为什么你有机会得意啊？这是因为别人没有获得这条信息或者没有及时将信息转化为知识，而你不但获得了信息还将信息转化成了决策依据和行动，这条预报对于你而言就上升为知识了。而且，每次你遇重要的活动要出门，之前总想着要打开电视听一下早间天气，这种习惯就成了生活的智慧。如果经验知识积累到“晴带雨伞”，那是更高的人生智慧。
       然后我又告诉他：我们也可以从这些概念的区别来理解不同概念下的档案工作。如果我们只是机械消极的接收文件，不鉴定也不了解内容，这些文件便只是作为记录有内容的非结构化数据，至于数据的内容，并不为我们所知，这样的工作最多只是实体仓储的行为，还算不上真正的档案管理。到了将文件条分缕析，分类排列整齐，有了目录索引等，想找的时候就能找到它，并且可以借助计算机实现这些工作目标，这便可以称为信息管理概念下的档案工作了，是管得更清晰更加严格了，但我们仍只限于对这些文件本身的管理和控制，不知道这些文件的潜在关联和价值，也没有和现实的工作相关联。至于知识管理概念下的档案工作，则是要对文件内容作深度揭示和整体关联，要在用的时候知道哪里有，在有的时候知道什么地方需要用，是一种“使用者+档案+事项”的结合，在正确的时候用上有用的档案，即创造俗语所谓的“瞌睡遇上枕头”的机会，这就是知识管理。
        知识管理概念的界入让档案管理变得更主动、更及时、更有效，目的是使档案及内含信息真正变成组织的知识从而发挥作用，而领导懂得积极借助档案参与决策和创新则成为管理者智慧，如此，我们的领导才是依据事实的，也才真正符合科学管理的精神。