知识管理系统为什么没人用?

文/田志刚

有同学在微信后台问:

“我是一家软件外包公司的知识管理主管。公司早在2009年时,搭建了KMS平台,KMS中分知识库,构件库,度量库,工具库和过程文档库,还有技术交流和圈子。这几年下来,沉淀了一些资产,但因后续管理没有跟上,各库里面资产有交叉,也有一些过时的知识文档,我有心想把KMS梳理一下,却不知该如何下手”

该同学企业的状况其实是知识管理实施中的一种典型现象,尤其在早些年的KM实践中:通常都买或者自己开发了知识管理软件、软件,还有一些甚或请过咨询顾问公司、建立了大致的分类并有配套的制度。

看起来什么都不缺,很美。

但是

经过短则半年,长则一两年的时间,这些系统就基本上鲜有人光顾了。

出现这种状况后,有部分真正认可知识管理价值并期望从中获益的机构和相关人员仍会想办法继续推动,而大部分的知识管理项目就这样“任凭雨打风吹去了”!

—-尽管背景信息不全,我仍试着去回答一下这个问题,期望给更多的KM实施机构启发—-

我认为引起这种问题的原因是:

许多知识管理项目开始实施的时候其实是站在知识的立场上,而不是站在“知识工作和知识员工需要用什么样的知识解决他们面临问题”的立场。许多企业老板讲:我们公司这么多年、做了这么多NB的项目,积累了不少经验、教训,我要把这些东西“存起来”,我要做知识管理。

这当然没有错,只要多年存在的公司和机构都会积累自己的经验和教训、都会有积累很多文档。

但这些经验和教训是什么、表现在哪里:是项目过程文件、报告、图纸?

这些内容谁会去重用和复用:是新员工还是老员工用,能解决他们什么问题?

不用行不行,用了能不能真的解决他们的问题:如果不用你存的这些东西还有什么渠道?

找到的成本是不是足够低,有没有替代的方法:是不是足够简单那和便捷?

但不幸的是,大部分做知识管理的企业对上面的问题都欠缺思考。

在知识型员工知识获取渠道日益广泛的大环境下,如果不能回答以上的问题,知识管理结果一定不会好。

因为,各种库VS用户需求,还有不近的距离!

背后更深层次的原因是:知识管理实施的步骤有问题:应该是先知道需要什么,再去购买或者开发相应的系统。但在实践中,是先买了系统,发现不成时才考虑是不是哪里不对了。

那么,对于这个同学的问题该如何应对:

1、首先不是如何梳理你的各个库,而是先要去分析同事们工作中不顺、不爽、不能满足的问题,看用知识管理的方法能不能帮助他们。

在帮他们解决问题时,可能会用到你现在的库。这个时候再去搞清楚他们想如何用更便捷、认为现在不满足的地方是什么,将这个整理出来也就是你各类库升级的目标。

2、至于库中知识内容的组织问题,可能涉及到分类体系的梳理、基于项目or技术领域的知识图谱构建、用户知识场景的匹配等内容。如果有明确的需求,这个也不难。

3、但如果想将你们公司的知识管理真正弄起来,还需要在管理方面下功夫:关键是教会各部门领导和企业领导利用知识管理方法解决问题的意识和能力,将你们去“推动”知识管理转变成他们要用知识管理的方法解决自己的问题。具体的可以看一下这个文章《企业知识管理实施的正确姿势》

知识管理且行且珍惜,Good luck

(本文作者为知名知识管理专家、《你的知识需要管理》和《卓越密码:如何成为专家》作者田志刚。您可通过微信号:511956894与他联系或加入他的【二班】

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