2021中国企业知识管理的五个趋势

文/田志刚 摘自《卓越密码:如何成为专家》

· 企业知识管理网课,大量模板、方法共享,解决企业知识管理落地难的问题 ·

站在2020年的年末回看,所有人都会记住这“极不平凡”的一年。

新冠疫情作为近百年来最大的传染病大流行,导致上百万人丧生,世界经济陷入衰退,社会民生遭遇重创。这个病毒会改变世界的方方面面,其对社会的影响在未来很多年后,仍然会持续显现。

但疫情总会过去,有远见的人们已经开始为未来布局并期待经济的复苏和生活回归常规。

在疫情下的许多举措和实践将成为未来的常态,这次事件也加速了生产和生活的数字化转型步伐,新场景的需求推动了新技术的快速应用和普及,在这样的环境下,一方面各类机构和知识工作者对于知识管理的需求急剧增多,另一方面人们对于知识管理的预期也发生了巨大的变化。

作为国内最专业的知识管理研究和咨询机构的知识管理中心(KMCenter),基于我们的观察、分析和研判,对国内知识管理的发展趋势做出如下预测:

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趋势一:很多企业开始“被动”的知识管理之路;

越来越多的标准规范里面涉及到知识管理的要求,从最普及的ISO 9001质量保证体系到各省市和全国的“质量奖”评选,加上各类行业标准规范里面都提及到对于组织知识管理的要求,为了通过这些标准或者认证,许多企业开始知识管理。

但在这个时候,大部分该类企业搞不清楚知识管理是什么,对于知识管理的必要性认识也不足,通常的状况是“被动”的应付一下:弄一些规章制度、购买或者自行开发一些保存内容的软件或者功能,主要目的是通过相应认证的要求。

这一块涉及到的企业会越来越多,类似被动的需求还包括自己的竞争对手已经在做知识管理、行业的领先机构在做、上级公司要求去做或者企业领导在外面听到知识管理的概念等,就开始尝试知识管理。

虽然该类需求的数量越来越多,但大部分该类需求的知识管理最后是在应付,或者成为一项面子工程,不会超过三年就无声无息了。

只有少数机构会借这个机会真正去研究知识管理对于自己的价值、去探讨如何通过知识管理提升效率与效益。

趋势二:对知识管理提出了“短平快”的投资回报要求;

当今世界正在经历百年未有之大变局,疫情更加加剧了全球未来的不确定性。

在预期明确的环境下,个人和企业都可以对未来进行长时间的规划并按部就班的去投资、发展,但在不确定性的环境下考验的是人们对于外部环境的反应速度、对于用户需求变化的把握与洞察能力,对于产品和服务升级的敏捷反应。

在这样的环境下,对于知识管理的需求也发生了巨大的变化。

传统的知识管理更多强调了知识文档的保存,前提假设是文档存上以后员工就可以在需求的时候找到并利用,从而提升他们的效率和能力,大量的精力花在知识管理软件和系统的搭建、知识内容的上传、分类和存储,而对于员工在不同场景下如何应用知识、用什么知识其实并没有搞清楚,类似于一个黑箱:只要我存起来很多知识,就有价值;具体如何发挥出价值来,我也不知道。

这样的知识管理实施最大的麻烦是缺乏动力,管理层和核心知识员工参与的动力不足,更重要的是知识管理的作用显现需要很长时间,而且极难测量。

在今天的环境下,人们对知识管理提出了更粗暴的需求:用知识管理的方法解决具体的问题,在解决问题的过程中做好知识管理。

问题的解决可以看到明确的结果,而在解决问题的过程中也增强了管理层和核心知识员工参与知识管理的动力,同时沉淀了知识搭建了体系。

趋势三:关注点从“存文档买系统”到知识萃取与外部知识转化

基于人们对于用知识管理解决具体问题的需求,要求知识管理的方法化:将知识管理作为企业经营管理中的一种分析、解决问题的方法。

随之而来,知识管理实施的重点从原来的“买系统、存文档”转化为跟企业战略、经营和管理的紧密集合,去用来解决明确的问题。

之前分析过中国企业的知识短缺问题,我们存了大量的过程文档和知识原料,而欠缺能够直接指导工作的策略、方针、流程、模板、模型,所以从问题入手倒推知识需求,发现知识缺口,再去组织将之前经验萃取提升到知识层次将成为2021年的知识管理实施的一个热点。

另一个热点则是如何将外部知识向企业内部的转化,对于企业内部已经有相关经验的部分需要的是知识萃取,但新环境、新业务需求,很多知识其实在企业内部并没有相关经验,这个时候需要专家型员工能够将外部的知识通过学习、内化转化成自己的,然后再将这些内容应用在企业内部。(2021,学会建立自己的个人知识体系

这里面有一个误区,之前已经有不少企业的人力资源部门、培训部门做过很多经验萃取、案例萃取的工作,但由于这些工作都是站在知识的立场上“为产生知识而产生知识”,造成的结果是产生的知识质量堪忧,并且没有与问题结合,无法真正应用,做成了噱头。

正确的思路应该是从问题入手倒推知识缺口,然后再去组织知识萃取,否则就是自欺欺人。

趋势四:开始重视知识管理的认知问题与知识管理人才短缺;

知识管理作为一项组织变革,虽然在中国已经有二十多年的时间,但真正成功的实践并不多,其背后的核心原因是认知问题:许多做了很多年知识管理的机构,他们的管理层和核心知识员工根本搞不清楚知识管理是什么、能做什么,也不理解为什么要做。

在这样的认知下,大部分企业知识管理只是一小部分人的事情,其他人都在应付与糊弄根本谈不上参与和贡献,最后无法持续深入推进。

那些实施多年的知识管理机构已经开始认识到这些问题,除了将知识管理跟问题结合起来以外,在2021年都开始考虑如何让管理层和各层级员工理解知识管理的必要性、掌握参与的方法、知道自己在知识管理中的角色与可能的贡献,通过制度、培训、研讨等方式促进人们对知识管理认知的提升。

这一步的工作不去做,知识管理最后都会不了了之,或流于形式。但这块的工作并不容易,真正能够说清楚知识管理是什么、并能将知识管理如何与管理层和员工日常工作结合起来的人很少,对于知识管理如何帮助研发、营销、生产、客服的领导和员工,很多人只是觉得它重要,但如何落地其实不理解。

这个抽象的概念需要大量的案例、深刻的理解才能使用户明白,这一项工作的难度很高。

我国真正知识管理的专业人才奇缺,理解知识管理并能够向其他人说明白的人缺乏,许多所谓的知识管理专家将知识管理讲的深奥拗口,自己都不明白;

具备知识管理参与能力的人也很少,即便是业务专家,但很多也处于“知其然而不知其所以然”的状态,会做但无法将自己的经验提炼成知识表达出来;

能够推动知识管理实施的人才就更加少,不少所谓的知识管理实施人员,其实就是一个IT系统的管理员,既不了解企业的核心问题,也不掌握人们是如何利用知识、如何产生知识的逻辑,所以无法承担其推动知识管理的职责。

趋势五:知识管理系统与数字化转型结合;

疫情倒逼下,全球人民习惯了在线的上课、开会和在线进行各类工作上的协作。在2020年,许多互联网公司推出的软件都挂上了KM的名头,钉钉、飞书、企业微信、如流等等,但从KMCenter角度看,这些软件和工具虽然有一些知识管理的功能特性,但核心仍大都是协作与信息知识传递,没有触碰到知识管理的核心问题上也无法提供更有价值的支撑。

所谓的智能化,在企业场景里面由于数据量的限制,智能程度也处于初级阶段。

而对于传统的知识管理软件,对于文档的存储功能已经比较完善,但对于如何在场景下使用则在功能上存在欠缺,极少有提供相关功能优秀的工具。

各类企业的数字化转型由于新技术的推动进展很快,但当前解决的大都是基础数据的获取保存,但其上更本质的关于不同业务的规则、算法则需要企业场景里面的业务专家产生,这一块其实是属于知识管理的工作。

在未来数年内,随着数字化转型工作的深入,对于业务规则、算法的需求会越来越强烈,这个时候知识管理系统将会与数字化转型系统结合,与知识管理核心工作融合在一起,技术平台首先实现数字化基础工作,同时可以在平台上输入业务专家的知识(规则、算法)产出,进而实现大部分核心业务的判断和决策由平台做出,这个时候才算真正的数字转型成功。

2021,学会建立自己的个人知识体系


该文内容摘自《卓越密码:如何成为专家》,点击【阅读原文】直达京东购买。本文作者为知名知识管理专家作者田志刚。您可通过微信号:511956894 与他联系或加入他的【二班】

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