企业知识管理实施的流程和步骤

文/田志刚

在古代怀孕了叫“有喜”,所以怀孕是令人高兴的事情。

但如果还没结婚却怀孕了,就成了一个大麻烦,甚至会被浸猪笼。

现在社会越来越开放,未婚怀孕也没啥大不了。但如果还在读书,可能仍然是个麻烦!

为什么?

大致是因为步骤错了。

大部分知识管理项目失败的首要原因是在实施的初期,步骤就错了。

  一般的知识管理项目通常是领导提出来的,交给某个部门和个人去负责。这个时候,该知识管理责任人员开始在互联网上搜寻,找到几家做知识管理系统的厂商进行交流。然后购买一套系统,制定几项制度,上线运营。好一点的会在开始前做一些咨询,但这些咨询大都是围绕知识分类、IT系统等维度,产出一大波“高大上”的报告,再买一套系统上线。

 这样的实施都失败了!

根源是对知识管理本身和知识管理实施所需要的资源没有认识,对于知识管理作为管理变革的难度和风险缺乏理解,将知识管理等同于管理知识,认为用一套软件就可以保存好知识,只要有知识就有人来用。

但事实简单而残酷:大部分知识管理项目都没有人理,管理者和员工认为知识管理很美但与他们无关,大部分知识库里存的内容很少有查看也鲜有更新,大部分知识管理项目做了几年后就没有然后了。

KMCenter总结的成功知识管理实施的3322,简单说明知识管理实施过程的成本(时间、金钱、机会等)投入:

  a:30%以上精力投在知识管理认知、共享达成。通俗点讲,这是革命的思想基础。

  b:30%以上精力投在与业务部门一起分析他们业务问题背后的信息和知识需求,合并同类项,找到最“刚性”的需求,用KM的方法去分析,找到解决思路,并被业务部门认可。

  c:  20%以上的精力投在内容、系统上。内容的多维度组织和分类、知识的发现机制和应用方法,IT系统的需求、开发、部署与运营。

  d:  20%以上的精力在运营。知识管理不是一锤子买卖,需要持续的推动:共识需要不断深化、新问题层出不穷需要持续的分析与应对,需要定期评估知识管理的成效与问题并进行持续的优化等。

根据知识管理中心(KMcenter)的研究和实践,知识管理实施步骤应该有以下6步:

达成知识管理共识、确定问题与目标、知识内容组织、知识管理系统开发、知识管理制度建立、知识管理运营推广。

步骤1:达成共识

  知识管理不等于知识管理系统,也不是简单的将知识和信息存储起来,等人来用。知识管理是通过对知识和信息的处理,帮助人们解决问题的方法和手段,是每一位知识型员工工作内容的一部分。很多知识管理做不下去的原因,往往是一开始对知识管理的认识和界定就是错误的。所以建立对知识管理的共同认识,是实施知识管理的第一步。

步骤2:确定问题与目标

  既然知识管理是帮助人们解决问题的方法和手段,在达成这一共识之后,我们首先要明确“问题”是什么?希望通过知识管理解决企业的哪些核心问题?需要通过调研访谈等方式找到知识型员工的面临的核心问题,并确定预期目标,这样知识管理才能有的放矢。

步骤3:知识内容组织

  找到问题与需求,接下来是按照用户的需要,对知识内容进行组织,按照用户的应用场景和使用习惯,将合适的知识在合适的时间推送给需要的用户。知识内容组织的方式包括知识分类、内容筛选、建立应用场景等。

步骤4:知识管理系统开发部署

  信息技术是帮助知识管理更加高效和便捷的一种方式,知识管理系统一定要根据用户需求提供必要支撑,以“用”为目的,而不是以知识内容存储和管理为目的,一味的关注知识内容本身而忽略用户需求和使用,必将造成知识管理与实际工作脱节。

步骤5:知识管理制度制定

  知识管理制度是知识管理长期持续开展的保障条件,知识管理制度需要在知识管理组织架构、知识管理职责、知识管理行为、知识管理激励考核等方面做出相应的规定,以促进知识管理的长期有效开展。

步骤6:知识管理运营 推广

  知识管理应用初期,需要有专门团队负责运营推广。知识管理走上正规以后,仍然需要专门团队不断搜集用户需求,根据企业自身业务发展的阶段与特点,不断挖掘知识管理问题与需求,以更好的满足用户的需求。

(本文由中国知识管理中心研究和咨询团队发布,知名知识管理专家、KMCenter主任田志刚统筹,您可以通过微信号【511956894】联络他。)

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