知识管理中心 (KMCenter) 、印象笔记、梦想加空间、蜻蜓FM一道和1000多名知识工作者聊了聊。
大象希望通过深入了解当前团队知识管理的现状,探究知识管理实践中的动因和阻力,进而寻找让知识发挥最大效益的方法,为团队赋能。
关键发现
以下是《团队知识管理报告》洞见摘要:
越来越多的团队正在遭遇信息孤岛的困扰:例如市场人员更新了产品资料,销售人员并不能及时知晓,面对客户时仍使用旧文件;又或者很多往期项目资料难以进行共享,每次开启新项目时都从零开始,重复造轮子。
调研结果显示,83.1%的受访者 “非常认同”或“认同”协作过程中经常有重复造轮子的现象,资源浪费严重。
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知识资源是团队最稀缺、最宝贵的资本,尤其成员脑中的隐性知识,例如括经验、技术、人脉等,这类知识的流失将会直接影响团队的竞争力水平。
例如掌握核心技术、重要外部资源、关键客户关系的员工离开了,虽然完成了形式上的交接,但关键的知识并没有被有效传递,不但导致团队整体的技能水平下降,还意味者要花更大的成本去培养新员工。
在调研中,81.4% 的受访者“非常认同”和“认同”关键员工的离开会给团队带来严重损失。
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即时聊天工具已成为当前团队沟通的主要方式之一。但由于沟通内容琐碎零散,后期调用时非常不方便,效率大打折扣。
微信消息不停弹出,聊天记录散落各个群里,一不留神就遗漏了重要信息,后期需要资料时却发现“已被清理”。
调研显示,81.3%的受访者 “非常认同”和“认同”微信QQ聊工作已然为常态,沟通内容后期找起来费时费力。
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面临挑战,各团队开始筹谋应对策略,通过建立知识的收集、存储、分享、应用机制, 来实现个人知识到团队知识的过渡以及隐性知识的显性化,使得团队的知识资产得以持续累和便捷调用,以帮助组织做出正确的决策,适应市场的变迁,我们称之为团队知识管理实践。
从调研数据来看,大部分团队已经意识到了知识管理的重要性,开始“萌芽和启动” 或 “正在建设知识管理系统”, 然而“已建立完备知识管理系统和制度”的才约占一成(8.8%)。由此可见,团队知识管理之路任重而道远。
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从知识管理失败的原因来看,“员工参与度低”是主要原因(57%), 而来自经费方面的压力很小(19%)。
如今的团队的成员构成跟以往很不相同,知识工作者已成为团队的主力和骨干,他们具有较强的创新能力,不愿在一成不变的模式下工作,希望参与到业务的管理和决策活动,关心的是参与过程而不仅仅是结果,因此对于这类员工知识管理参与感的调动也需要新的方法。
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知识管理是为解决团队问题服务的,这是员工参与的源动力,也是调动员工积极性最有效的方法。团队知识管理应始终围绕这个目的开展行动,避免成为员工的额外任务。
从调研数据来看,团队对于知识管理的预期主要在人效方面,包括“打破信息孤岛”(77.5%)、“整合零散信息”(72.5%)和“增加知识储备”(71.6%)等。
因此,调动员工积极性最好的方法是,将知识管理和具体的人效问题相结合。
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互联网时代,知识管理工具必不可少。工具通过先进的技术为团队知识的生产、收集、存储、共享、和检索调用提供便捷的操作。一方面提升了知识管理的效率,另一方面降低了个人输出高价值知识的抵触心理。
调研反馈,82%的受访者“非常认同”和“认同”目前知识的生产工具和管理工具相孤立,知识库的利用率低。
这意味着,工作中产生的知识需要单独再输入到工具中,无疑增加了员工工作量,也导致知识库不能及时更新,内容陈旧,利用率低。因此,知识管理工具要与业务紧密衔接,以确保知识能够及时更新、方便调用。
团队知识管理已经不是一个高远的话题,而是在目前商业环境中团队管理必备的思路和方法。
团队通过知识管理实践来获得更加精准的决策、更加快速的响应能力、更加聪明的工作模式、更加精明能干的团队成员,以进一步应对新的时代挑战。
不论你的团队是想实践知识管理,或已在行动的路上,又或者是陷入困境无法向前,欢迎来找我们聊聊。